第一章 总 则
第一条 为推进学院公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），结合学院实际，制定本办法。
第二条 学院公文是学院在履行职能的过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法治校和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第五条 办公室是学院公文处理工作的主管机构，负责指导并督促学院各部门的公文处理工作。
第二章 公文种类
第六条 适用于学院的公文种类主要有：
（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
（二）通知。适用于发布、传达要求周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（三）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（五）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
（六）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
（七）批复。适用于答复下级单位请示事项。
（八）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第七条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。如“中共菠菜导航担保网委员会文件”、“菠菜导航担保网文件”、“菠菜导航担保网办公室文件”等。
（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。
（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。联合上报的公文，由主办单位加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。
（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第八条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
第九条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十一条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。
第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。
第十三条 原则上主送一个上级单位，需要同时送其他单位的，应用抄送形式，不得抄送其下级部门。
第十四条 请示应一文一事。向上级单位请示，应当提出倾向性意见。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事。
第十五条 除上级单位负责人直接交办事项外，不得以学院名义向上级单位负责人报送公文，不得以学院领导名义向上级单位报送公文。
第十六条 学院内设机构除办公室外不得对外正式行文。
第五章 公文拟制
第十七条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十八条 公文起草应当做到：符合国家法律法规和政策；所提措施和办法切实可行；内容简洁，主题突出，观点鲜明，表述准确，文字精炼；文种正确，格式规范，层次清晰；公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致。学院主要领导应当主持、指导重要公文的起草工作。
第十九条 公文文稿签发前，应当由办公室及分管领导进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，依据是否准确。
（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策。
（三）是否完整准确体现发文单位意图。
（四）是否同现行有关公文相衔接。
（五）所提措施和办法是否切实可行。
（六）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（七）文种是否正确，格式是否规范。
（八）人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确。
（九）文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范等。
第二十条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。
第二十一条 公文应经学院主要领导或学院主要领导授权审批签发。重要公文和上行文由学院主要领导签发。办公室根据党委、行政授权制发的公文，由办公室主要负责人签发或按有关规定签发。签发人签发公文，应签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由联署单位负责人会签。
第六章 公文办理
第二十二条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十三条 办公室负责收文办理，主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间，电子收文应做到及时、不遗漏。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况进行详细记载。
（三）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报学院领导批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。
（四）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（五）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
（六）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。
第二十四条 办公室负责发文办理，主要程序是：
（一）复核。已经学院领导签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。
第二十五条 涉密公文应通过机要交通、邮政机要通信或机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。
第二十六条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规及学院档案管理规定，及时收集齐全、整理归档
第七章 公文管理
第二十七条 办公室应当建立健全学院公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十八条 学院党政公文由办公室或专人统一管理。学院建立档案室和阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。
第二十九条 公文确定密级前，应按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应按照所定密级严格管理。
第三十条 查阅、复制涉密公文，应符合有关规定并经学院主要领导批准。
第三十一条 不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十二条 公文的撤销和废止，由学院或上级机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十三条 工作人员离岗离职时，所在部门应督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第八章 附 则
第三十四条 电子公文处理工作的具体办法另行制定。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。
第三十五条 本办法自发布之日起施行，此前与之不一致的规定，以本办法为准。本办法由办公室负责解释。
